Sistemul de denunțare

Pollux Personeelsdiensten B.V. consideră că este important ca angajații să poată semnala în condiții de siguranță orice suspiciune de abuz, fără a se teme de consecințe negative.

În temeiul Legii privind protecția denunțătorilor, Pollux Personeelsdiensten B.V. a stabilit procedura de raportare prezentată mai jos și a pus-o la dispoziția angajaților săi. Această procedură permite angajaților să semnaleze nereguli într-un stadiu incipient și contribuie la o reacție adecvată din partea Pollux Personeelsdiensten B.V.

În acest context, Pollux Personeelsdiensten B.V. urmărește să promoveze o cultură organizațională deschisă, în care integritatea și comunicarea deschisă cu privire la comportament sunt încurajate și apreciate.

Articolul 1 – Dispoziții generale

Prezentul regulament de raportare este destinat semnalării suspiciunilor de nereguli, în cazul în care suspiciunea se bazează pe motive rezonabile și este în joc interesul public. Prezentul regulament de raportare nu este destinat conflictelor de muncă (individuale), raportarea plângerilor personale privind aspecte legate de munca prestată și/sau remunerație, exprimarea criticilor la adresa deciziilor (de politică) luate de Pollux Personeelsdiensten B.V. și/sau obținerea unui câștig personal.

Articolul 2 – Definiții

În prezentul regulament de raportare, se înțelege prin:

1. angajat: persoana care prestează sau a prestat muncă în temeiul unui contract de muncă sau persoana care prestează sau a prestat muncă în afara unui raport de muncă;
2. angajator: Pollux Personeelsdiensten B.V., care, în temeiul unui contract de muncă, solicită prestarea unei munci sau a solicitat prestarea acesteia, sau persoana care, în afara unui raport de muncă, solicită prestarea unei munci sau a solicitat prestarea acesteia;
3. suspiciunea de abuz: suspiciunea unui angajat că ar exista un abuz, în măsura în care:
   1. presupunerea se bazează pe motive rezonabile, care decurg din cunoștințele pe care angajatul le-a dobândit la angajatorul său sau le-a obținut în cadrul activității sale la o altă întreprindere; și
   2. interesul social este pus în joc în cazul:
      • încălcarea unei dispoziții legale;
      • încălcarea sau riscul de încălcare a dreptului Uniunii;
      • un pericol pentru sănătatea publică;
      • un pericol pentru siguranța persoanelor;
      • un risc de deteriorare a mediului;
      • încălcarea normelor interne ale angajatorului;
      • un pericol pentru buna funcționare a serviciului public sau a întreprinderii, ca urmare a unui comportament necorespunzător sau a unei omisiuni.
4. persoană de încredere: persoana desemnată să îndeplinească această funcție în cadrul întreprinderii angajatorului și la care un angajat poate apela în condiții de confidențialitate pentru a semnala o suspiciune de abuz;
5. conducătorul de vârf (director general): organul sau persoana care asigură conducerea curentă a întreprinderii angajatorului;
6. instanță externă: instanța care, în opinia rezonabilă a persoanei care face sesizarea, este cea mai potrivită pentru a primi sesizarea externă privind o neregulă.

Articolul 3 – Raportarea internă, informarea, consilierea și sprijinul

1. Un angajat poate consulta în confidențialitate persoana de încredere cu privire la o suspiciune de abuz și poate solicita informații, sfaturi și sprijin.
2. Angajatul care suspectează o neregulă poate raporta acest lucru directorului general al Pollux Personeelsdiensten B.V. În cazul în care angajatul în cauză are motive întemeiate să suspecteze că directorul general este implicat în neregula respectivă, raportul poate fi adresat și conducerii.
3. Sesizarea poate fi făcută și prin intermediul persoanei de încredere. Persoana de încredere transmite sesizarea mai departe.
4. Angajatul poate raporta în următoarele moduri:
   1. În scris;
   2. Verbal, prin telefon sau prin alte sisteme de mesagerie vocală, sau
   3. La cererea sa, într-un termen rezonabil, prin intermediul unei întâlniri la o anumită locație.
5. Angajatul care suspectează o neregulă la o altă întreprindere decât Pollux Personeelsdiensten B.V. poate raporta acest lucru respectivei întreprinderi. Directorul general va fi informat cu privire la faptul că a fost făcută o sesizare la întreprinderea respectivă în cazul în care angajatul a luat cunoștință de suspiciunea de abuz în cadrul activităților sale pentru angajator.

Articolul 4 – Procedura ulterioară raportării interne

1. Destinatarul sesizării are obligația de a o consemna în scris într-un registru, incluzând o descriere a sesizării și data la care a fost primită.
2. Angajatul primește o confirmare de primire în termen de șapte zile de la primirea notificării sale.
3. Directorul general verifică dacă sesizarea se referă la o suspiciune de abuz.
4. Angajatul va primi, într-un termen rezonabil de cel mult trei luni de la trimiterea confirmării de primire, informații cu privire la evaluarea și (dacă este cazul) măsurile luate în urma sesizării.
5. În cazul în care directorul general decide să informeze o autoritate externă cu privire la sesizarea internă, persoana care a făcut sesizarea primește o copie a acesteia, cu excepția cazului în care există obiecții serioase în acest sens și/sau în cazul în care acest lucru ar putea prejudicia interesul anchetei sau al aplicării legii.
6. În cazul în care directorul general decide să inițieze o anchetă, aceasta va fi efectuată de anchetatori independenți și imparțiali, și nu de persoane care ar putea fi sau ar fi fost implicate în presupusa neregulă. Persoana care a semnalat neregula va fi informată fără întârziere în scris cu privire la acest lucru.

Articolul 5 – Desfășurarea cercetării

1. Cercetătorii oferă persoanei care a făcut sesizarea și celorlalți implicați posibilitatea de a fi audiați și întocmesc un proiect de raport de anchetă. Persoanei care a făcut sesizarea i se oferă posibilitatea de a formula observații cu privire la acesta, cu excepția cazului în care există obiecții grave în acest sens. Obiectivul este ca raportul de anchetă să fie adoptat în termen de opt săptămâni de la data sesizării.
2. Directorul general informează în scris persoana care a făcut sesizarea cu privire la poziția sa privind conținutul sesizării. De asemenea, se precizează ce măsuri (ulterioare) au fost luate ca urmare a sesizării.

Articolul 6 – Notificarea externă

1. Angajatul poate raporta direct, către o instanță externă, orice suspiciune de abuz.
2. Angajatul trebuie să depună sesizarea externă la Centrul pentru denunțători sau la o autoritate competentă desemnată prin lege. Pentru mai multe informații, consultați: Canale de sesizare externe | Ce s-a schimbat? | Legea privind protecția denunțătorilor.
3. Angajatul poate face o sesizare externă chiar și după ce a depus o sesizare internă cu privire la o suspiciune de abuz.
4. Se recomandă ca sesizările să fie făcute mai întâi la nivel intern, iar această practică va fi încurajată pe cât posibil.

Articolul 7 – Protecția împotriva discriminării

1. În cazul în care denunțătorul, cu bună-credință și respectând prevederile prezentului regulament de denunțare, semnalează o suspiciune de abuz, Pollux Personeelsdiensten B.V. nu va aduce niciun prejudiciu denunțătorului.
2. Pollux Personeelsdiensten B.V. se asigură că colegii persoanei care a semnalat neregula se abțin de la orice formă de prejudiciere legată de semnalarea, făcută cu bună-credință și în mod corespunzător, a unei suspiciuni de neregulă, care ar putea afecta funcționarea profesională sau personală a persoanei care a semnalat neregula.
3. În cazul în care persoana care a semnalat problema consideră că a fost victima unei discriminări, aceasta poate discuta fără întârziere acest aspect cu persoana de încredere. Persoana de încredere îl informează pe directorul general cu privire la acest lucru.
4. Pollux Personeelsdiensten B.V. nu va prejudicia în niciun fel nici celelalte părți implicate, printre care, fără a se limita la acestea, persoana de încredere și/sau anchetatorii.

Articolul 8 – Confidențialitate

1. Pollux Personeelsdiensten B.V. se asigură că informațiile referitoare la sesizare sunt păstrate astfel încât să fie accesibile, atât fizic, cât și digital, numai persoanelor implicate în tratarea acestei sesizări. Pollux Personeelsdiensten B.V. tratează datele care îi sunt comunicate în mod confidențial și le prelucrează – în măsura în care acest lucru este permis – în conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protecția datelor și ale celorlalte acte normative relevante.
2. Pollux Personeelsdiensten B.V. se asigură că persoanele implicate în tratarea unei sesizări nu dezvăluie identitatea autorului sesizării fără consimțământul expres și scris al acestuia și tratează informațiile referitoare la sesizare cu confidențialitate.