System zgłaszania nieprawidłowości

Firma Pollux Personeelsdiensten B.V. uważa za istotne, aby pracownicy mogli w bezpieczny sposób zgłaszać podejrzenia dotyczące nadużyć, nie obawiając się negatywnych konsekwencji.

Na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów firma Pollux Personeelsdiensten B.V. ustanowiła poniższy regulamin zgłaszania nieprawidłowości i przekazała go osobom zatrudnionym w firmie. Procedura ta umożliwia pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości na wczesnym etapie i przyczynia się do odpowiedniej reakcji ze strony Pollux Personeelsdiensten B.V.

W tym kontekście firma Pollux Personeelsdiensten B.V. dąży do stworzenia otwartej kultury organizacyjnej, w której uczciwość oraz wzajemne zwracanie uwagi na zachowanie są promowane i doceniane.

Artykuł 1 – Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin zgłaszania ma na celu zgłaszanie podejrzeń o nadużycia, przy czym podejrzenia te muszą opierać się na uzasadnionych podstawach i dotyczyć interesu społecznego. Niniejszy regulamin zgłaszania nie dotyczy (indywidualnych) konfliktów pracowniczych, zgłaszania osobistych skarg dotyczących spraw związanych z wykonywaną pracą i/lub wynagrodzeniem, wyrażania krytyki wobec decyzji (politycznych) podjętych przez Pollux Personeelsdiensten B.V. oraz/lub w celu osiągnięcia osobistych korzyści.

Artykuł 2 – Definicje pojęć

W niniejszym systemie zgłaszania przez „zgłaszającego” rozumie się:

1. pracownik: osoba, która wykonuje lub wykonywała pracę na podstawie umowy o pracę, lub osoba, która wykonuje lub wykonywała pracę poza stosunkiem pracy;
2. pracodawca: Pollux Personeelsdiensten B.V., który na podstawie umowy o pracę zleca wykonywanie pracy lub zlecił jej wykonanie, albo osoba, która zleca wykonywanie pracy lub zleciła jej wykonanie w ramach stosunku innego niż stosunek pracy;
3. podejrzenie nadużycia: podejrzenie pracownika, że doszło do nadużycia, o ile:
   1. podejrzenie opiera się na uzasadnionych podstawach, wynikających z wiedzy, którą pracownik zdobył u swojego pracodawcy lub uzyskał w ramach pracy w innym przedsiębiorstwie; oraz
   2. interes społeczny jest zagrożony w przypadku:
      • naruszenie przepisu prawnego;
      • naruszenie lub ryzyko naruszenia prawa Unii;
      • zagrożenie dla zdrowia publicznego;
      • zagrożenie dla bezpieczeństwa osób;
      • zagrożenie dla środowiska;
      • naruszenie wewnętrznych zasad pracodawcy;
      • zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania służby publicznej lub przedsiębiorstwa wynikające z niewłaściwego postępowania lub zaniechania.
4. osoba zaufania: osoba wyznaczona do pełnienia tej funkcji w przedsiębiorstwie pracodawcy, z którą pracownik może w zaufaniu skonsultować się w sprawie podejrzenia nadużycia;
5. najwyższy kierownik (dyrektor generalny): organ lub osoba sprawująca bieżące kierownictwo nad przedsiębiorstwem pracodawcy;
6. organ zewnętrzny: organ, który – według rozsądnej oceny zgłaszającego – najlepiej nadaje się do złożenia zewnętrznego zgłoszenia nieprawidłowości.

Artykuł 3 – Zgłoszenia wewnętrzne, informacje, doradztwo i wsparcie

1. Pracownik może zwrócić się w zaufaniu do osoby zaufania w sprawie podejrzenia nieprawidłowości oraz poprosić o informacje, poradę i wsparcie.
2. Pracownik, który ma podejrzenia dotyczące nieprawidłowości, może zgłosić je dyrektorowi generalnemu w firmie Pollux Personeelsdiensten B.V. Jeżeli pracownik ten ma uzasadnione podejrzenia, że dyrektor generalny jest zamieszany w domniemaną nieprawidłowość, zgłoszenie można również skierować do zarządu.
3. Zgłoszenie można również złożyć za pośrednictwem osoby zaufania. Osoba zaufania przekaże zgłoszenie dalej.
4. Pracownik może zgłosić się w następujący sposób:
   1. Na piśmie;
   2. Ustnie przez telefon lub inne systemy przekazu głosowego, lub
   3. Na jego prośbę, w rozsądnym terminie, w formie rozmowy w wybranym miejscu.
5. Pracownik, który ma podejrzenia dotyczące nieprawidłowości w innym przedsiębiorstwie niż Pollux Personeelsdiensten B.V., może zgłosić je do tego przedsiębiorstwa. Dyrektor generalny zostanie poinformowany o zgłoszeniu do danej firmy, jeśli pracownik w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych na rzecz pracodawcy natrafił na podejrzenie nadużycia.

Artykuł 4 – Procedura po zgłoszeniu wewnętrznym

1. Odbiorca zgłoszenia zapewnia jego pisemne odnotowanie w rejestrze, wraz z opisem zgłoszenia i datą jego otrzymania.
2. Pracownik otrzyma potwierdzenie odbioru w ciągu siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia.
3. Dyrektor generalny bada, czy zgłoszenie dotyczy podejrzenia nadużycia.
4. Pracownik otrzyma w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym trzech miesięcy od wysłania potwierdzenia odbioru, informacje dotyczące oceny oraz (w stosownych przypadkach) działań podjętych w związku ze zgłoszeniem.
5. Jeżeli dyrektor generalny podejmie decyzję o poinformowaniu podmiotu zewnętrznego o zgłoszeniu wewnętrznym, zgłaszający otrzyma kopię tego zgłoszenia, chyba że istnieją poważne zastrzeżenia co do tego i/lub mogłoby to zaszkodzić interesom dochodzenia lub egzekwowania przepisów.
6. Jeżeli dyrektor generalny podejmie decyzję o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, zostanie ono przeprowadzone przez niezależnych i bezstronnych śledczych, a nie przez osoby, które mogą być lub były zaangażowane w domniemane nadużycie. Osoba zgłaszająca zostanie o tym niezwłocznie poinformowana na piśmie.

Artykuł 5 – Przeprowadzenie badania

1. Badacze zapewniają zgłaszającemu oraz innym zainteresowanym stronom możliwość złożenia wyjaśnień i sporządzają projekt raportu z dochodzenia. Zgłaszający ma możliwość zgłoszenia uwag do tego projektu, o ile nie istnieją ku temu poważne zastrzeżenia. Następnie dąży się do zatwierdzenia raportu z dochodzenia w ciągu ośmiu tygodni od zgłoszenia.
2. Dyrektor generalny informuje zgłaszającego na piśmie o stanowisku merytorycznym w sprawie zgłoszenia. W piśmie tym wskazuje się również, do jakich (dalszych) działań doprowadziło zgłoszenie.

Artykuł 6 – Zgłoszenie zewnętrzne

1. Pracownik może bezpośrednio zgłosić na zewnątrz podejrzenie nieprawidłowości.
2. Pracownik powinien zgłosić sprawę na zewnątrz do Centrum ds. Sygnalistów lub do właściwego organu wyznaczonego przez prawo. Więcej informacji można znaleźć w sekcji: Zewnętrzne kanały zgłaszania | Co się zmieniło? | Ustawa o ochronie sygnalistów.
3. Pracownik może również, po zgłoszeniu wewnętrznym podejrzenia nadużycia, złożyć zgłoszenie zewnętrzne.
4. Zgłaszanie spraw najpierw na szczeblu wewnętrznym jest preferowane i będzie w miarę możliwości promowane.

Artykuł 7 – Ochrona przed dyskryminacją

1. Jeżeli osoba zgłaszająca, działając w dobrej wierze i z zachowaniem postanowień niniejszego regulaminu zgłaszania nieprawidłowości, zgłosi podejrzenie nieprawidłowości, firma Pollux Personeelsdiensten B.V. nie wyrządzi tej osobie żadnej szkody.
2. Firma Pollux Personeelsdiensten B.V. dba o to, aby współpracownicy osoby zgłaszającej powstrzymywali się od wszelkich form dyskryminacji w związku z dokonanym w dobrej wierze i zgodnie z procedurami zgłoszeniem podejrzenia nadużycia, które utrudniałoby funkcjonowanie zawodowe lub osobiste osoby zgłaszającej.
3. Jeżeli osoba zgłaszająca uważa, że doszło do dyskryminacji, może niezwłocznie omówić tę sprawę z osobą zaufania. Osoba zaufania informuje o tym dyrektora generalnego.
4. Firma Pollux Personeelsdiensten B.V. nie będzie w żaden sposób działać na niekorzyść innych zainteresowanych stron, w tym między innymi osoby zaufania i/lub osób prowadzących dochodzenie.

Artykuł 8 – Poufność

1. Pollux Personeelsdiensten B.V. zapewnia, że informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w taki sposób, aby dostęp do nich – zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej – mieli wyłącznie osoby zaangażowane w rozpatrywanie tego zgłoszenia. Pollux Personeelsdiensten B.V. traktuje przekazane jej dane jako poufne i przetwarza je – w zakresie dozwolonym – zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz innymi odpowiednimi przepisami.
2. Firma Pollux Personeelsdiensten B.V. dba o to, aby osoby zaangażowane w rozpatrywanie zgłoszenia nie ujawniały tożsamości zgłaszającego bez jego wyraźnej pisemnej zgody oraz traktowały informacje dotyczące zgłoszenia jako poufne.